site.btaЛичните данни не са тайна при подбор на персонал

Д-р Мартин Захариев, адвокат и преподавател в УниБИТ

Кандидатстването за работа е важна стъпка в живота на всеки човек, защото изборът на подходяща работна позиция, съответстваща на знанията, уменията, квалификацията и интересите на кандидата, е предпоставка за успешна кариера. Важно е да знаем, че кандидатствайки за работа, ние разкриваме пред бъдещия работодател наши лични данни, което задължава работодателя да спазва определени европейски и национални правила за тяхната защита.

Полезни разяснения по темата се съдържат в документа Съвети при кандидатстване за работа, приет от Комисията за защита на личните данни (КЗЛД). В него се посочва, че като цяло кандидатът преценява каква информация да включи за себе си в своята автобиография и същата е логично да включва идентификационни данни, като имена и дата на раждане, данни за образование, квалификация и професионален опит, данни за контакт. КЗЛД посочва, че изисквания за „добър външен вид“ и/или „актуална снимка“ не са уредени в закона и дали ще бъдат предоставени зависи от волята на кандидата. Разбира се, няма пречка работодателят сам да въведе определени изисквания за съответната длъжност (професионална квалификация, качества, умения и отговорности за длъжността и др. под.). Работодателят обаче няма право да изисква информация от лично и интимно естество като семейно положение, планове за деца, сексуална ориентация и др. под. Забранено е и копирането на документ за самоличност на кандидата, тъй като няма законово правило, което да позволява това.

Правенето на психологически тестове и др. под. като цяло следва да се изисква по закон за съответната длъжност – напр. за професионални шофьори. В противен случай, доколкото тестовете могат да разкрият данни за здравето, които са чувствителна информация, тяхното провеждане и обработването на посочената информация би било възможно само с изричното съгласие на кандидата. Свидетелство за съдимост съгласно правилата на Общия регламент за защита на данните (ОРЗД) и българското трудово законодателство може да се събира само за длъжностите, за които закона изрично изисква това (вж. в този смисъл Становище на КЗЛД относно изискването за представяне на свидетелство за съдимост при назначаване на неотчетени длъжности). Такива позиции са напр. частни охранители, счетоводители, съставящи годишни финансови отчети, академични длъжности, държавни служители и други. Ето защо, практиката да се изискват такива свидетелства за всяка една позиция е непропорционална и няма законова опора.

В изпълнение на принципа на прозрачност, прогласен от ОРЗД, работодателят трябва да предостави подробна информация относно обработването – обикновено чрез специален информационен документ (политика, известие, уведомление и т.н.). В него на ясен и прост език и по достъпен начин трябва да се разясни на кандидата кой е отговорният за събирането и обработването на данните (т.нар. администратор, т.е. бъдещият работодател), какви лични данни се събират, за какви цели, на какво правно основание се обработват, какви са сроковете за съхранение на данните, на кого може да се предават данните, вкл. и извън ЕС, както и какви са правата на кандидата съгласно законодателството за защита на личните данни.

Също е важно да знаем, че българският закон въвежда специални правила относно съхранението на данни, получени в процедура по кандидатстване за работа. Те се съхраняват в срок определен от работодателя, но той не може да е по-дълъг от 6 месеца. Срокът започва да тече от момента на окончателно приключване на съответната процедура по подбор, съответно след изтичане на сроковете за нейното обжалване (ако има такива) – така Становище на КЗЛД относно сроковете за съхранение на лични данни на участници в процедури по набиране и подбор на персонал. За по-дълго съхранение на данните (напр. с цел контакт с кандидата, ако в бъдеще има друга подходяща за него позиция) е нужно съгласието на кандидата. След изтичането на този срок работодателят изтрива или унищожава съхраняваните документи с лични данни, освен ако специален закон предвижда друго.

КЗЛД се произнася, че този срок се отнася до първични документи на кандидатите като автобиографии, мотивационни писма, документи за квалификация и опит и др. под., но няма пречка работодателят да съхранява за по-дълъг срок създадени от него данни и документи (напр. записки от интервюта, оценки от тестове и др. под.) – напр. за защита срещу евентуални жалби по Закона за защита от дискриминация (вж. Становище на КЗЛД относно приложението на чл. 25к от ЗЗЛД вр. с чл. 52 от Закона за защита от дискриминация). Ако работодателят е изискал оригинали/нотариално заверени копия на документи за физическа/психическа годност, квалификация и стаж за заеманата длъжност, той е длъжен да върне тези документи на неодобрените кандидати в 6 месечен срок от окончателното приключване на процедурата, освен ако специален закон предвижда друго.

В заключение следва да се отбележи, че личните данни на кандидатите не са тайна и няма как работодателят да провери дали даден кандидат е подходящ за дадена длъжност, без да събере и оцени негови лични данни. Това обаче трябва да става по един законосъобразен, честен и открит начин, без да се стига до несъразмерно вмешателство в личната сфера на кандидатите.

УниБИТ